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          新建小區物業管理“三步走”

          • 2023-04-25 08:34:13
          根據近幾年的工作實踐,本文重點推薦新建小區物業管理三步走的管理模式。即:一是深入市場調查,充分做好前期準備;二是抓好前期管理,為后

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          根據近幾年的工作實踐,本文重點推薦新建小區物業管理“三步走”的管理模式。即:一是深入市場調查,充分做好前期準備;二是抓好前期管理,為后期管理打好基礎;三是抓好重點,突出社區文化。實踐證明該方法的充分運用能確保新小區的物業管理在較短的時間內走向規范有效的運作,使物業公司更好的為業主服務。

           

          一、深入市場調查充分做好前期準備工作

           

          1.市場調查的方法及手段

           

          為了積極穩妥的接管小區,物業公司首先應對小區的業主進行調查,為物業管理方案的制定奠定基礎。調查的方法可采用以下兩種:

           

          直接法:直接法是直接對即將入住小區的業主進行調查,該方法主要用于企業單位和國家機關。由于業主居住較為集中,人員性質相對單一,因此調查起來比較容易。間接法:對即將接管的物業小區的業主不宜采用直接法時可采用間接法。通過對同檔次物業管理市場的類比和調查,確定小區物業管理的模式、費用和目標。由于該方法的調查沒有直接法得到的信息準確,因此,在入住期還需對業主進行一次調查,以修正我們制定的物業管理模式、費用和目標。

           

          2.確定管理目標及措施

           

          通過深入的市場調查,物業公司對業主的需求有了比較清楚的了解,再根據業主的需求制定小區的管理目標,依據小區的管理目標再制定落實目標的有效管理措施,在制定管理目標和措施時應結合小區和當地物業管理的實際情況,不能盲目的追求高目標去迎合業主,以免造成今后物業管理的被動。

           

          在制定管理目標時,可將總目標與分項目標分開制定,分項目標可按專業化的原則進行分項制定,即分為:

           

          房屋管理與維修養護目標

          公共設施設備管理目標

          保安消防、車輛管理目標

          環境衛生管理目標

          綠化管理目標

          精神文明建設管理目標

           

          根據分項目標的內容,可制定出具體的考核員工的指標以利于分項目標責任到人、任務到崗,確??偰繕藢崿F,以滿足業主的需求。

           

          3.確定適宜的管理模式

           

          小區物業管理機構的設置應根據小區的規模和物業公司的專業化水平來確定,即對小區的房屋,公用設備設施,消防,治安,清潔,綠化,停車場,社區文化和其他配套服務的經營管理,宜采用綜合一體化的管理模式,對部分業務可委托專業化公司管理,以節約管理費用。在機構設置和人員定編上應根據管理模式來確定,盡量做到少而精。

           

          綜合一體化管理模式確定后,人就是決定的因素,因此,應該大力開展員工培訓,提高員工服務技能和服務意識,做到持證上崗,不斷地為物業管理培養和輸送專業化合格人材。員工的培訓內容可根據不同的崗位開展,主要從以下幾個方面進行:

           

          物業管理的基礎知識

          公司各項管理制度

          服務意識和服務技能

           

          通過培訓提高全員物業管理水平,以保證小區物業管理進入最佳的運作狀態。

           

          二、抓好前期管理為后期管理打好基礎

           

          入住期是物業管理的一個特殊時期,由于業主具有進住的時間不同,對物業管理認識的不同,對物業服務的要求不同以及對物業公司的了解不夠等因素,易和物業公司產生摩擦,物業管理人員應保持清醒的頭腦,妥善處理好業主與物業公司的關系。物業公司作為小區的服務者和管理者具有雙重身份,作為管理者物業公司應依法管理,作為服務者應把業主的利益放在首位,因此,物業公司在入住期的管理應加大管理的透明度,積極與業主溝通并得到業主的理解和支持,共同搞好小區的管理。

           

          1.簽訂物業管理合同依法管理

           

          業主入住前,物業公司應與業主簽訂物業托管合同,明確雙方的責、權、利,并向業主發放住戶手冊,讓業主充分了解物業公司的管理模式及入住工作流程,使業主明白他們的權利和義務,知道該做什么不該做什么,自覺地維護和遵守物業管理法規,共同搞好小區的物業管理。

           

          業主入住小區后,應著重對業主的基本情況進行調查,如家庭人口狀況,工作單位,身體健康狀況,聯系電話等等,建立業主檔案,業主檔案的建立,既為物業管理提供了個性化的資料,又為依法管理提供了人性化的材料,使物業管理既有依法管理的原則性又有人性化管理的針對性。

           

          2.協助業主驗收房屋

           

          物業公司與業主簽訂物業管理合同后應積極主動的配合業主對房屋進行驗收,根據國家的有關標準對建筑物,室內電氣系統,上下水系統,通訊及閉路電視系統,寬帶網系統,以及物業相關的部位如樓上樓下是否漏水等問題進行檢查并做好記錄,開發商,業主和物業公司三方應在驗收單上簽字,為以后建筑物及相關配套設備設施的保修和物業公司的責任劃分提供依據。

           

          3.進行有效的裝修管理

           

          物業管理的重要目標是確保物業的保值、增值。因此,抓好業主入住初期的裝修管理是物業公司管理的重點工作之一,物業公司可以從以下幾個方面來抓好裝修管理工作:

           

          嚴格裝修方案的審批制度,在審批業主申報的裝修方案時,物業公司應著重對涉及建筑物的外立面,上下水管路防水層,用電容量,消防設施及建筑物的結構嚴格把關,與業主生活密切相關的問題如空調室外機的安裝,一樓的防盜系統,晾衣架等,物業公司應統一規劃,統一規格,統一安裝部位,統一施工,采取“四統一”的管理模式。這樣,既保證建筑物外立面的美觀又滿足業主的生活需求。

           

          嚴格施工隊伍的管理,施工隊伍進入小區承接裝修工程之前,物業公司應檢查裝修隊伍的裝修資質和營業執照并與裝修隊伍簽訂裝修管理合同,裝修隊伍須向物業公司繳納一定數量的押金,若業主自行裝修或聘請無裝修資質的人員進行裝修,則業主應與物業公司簽訂裝修管理合同并按規定繳納押金,待裝修工程驗收合格后方可退還。

           

          加大裝修管理力度,在裝修期物業公司應委派懂技術責任心強的管理人員對小區的裝修進行行之有效的管理,對每一戶業主的裝修應建立裝修檔案,管理人員每天應對裝修現場進行1-2次檢查,發現問題應及時解決并做好記錄,對違規裝修的業主,管理人員應積極宣傳物業管理法規,動之以情曉之以理,耐心地勸其整改。對不聽勸說的,物業公司應按合同采取強制措施限期整改。

           

          三、抓好重點提高社區文化的品味

           

          由于前兩個階段物業管理工作的深入開展,為第三階段管理期的工作奠定了堅實的基礎,因此,第三個階段物業管理的工作重點應放在以下幾個方面:

           

          1.按照創優標準重點抓好公共設施管理

           

          抓好公共設施的管理,確保公共設備的完好率達到98%以上,對公共照明,給排水、消防設備等要做到定期檢查,發現問題及時處理,對涉及到業主生活的公共設施的檢修,一定要做到提前通知,維修的時間盡量與業主的正常生活時間錯開,盡可能地減少對業主的影響,以期得到業主對物業公司的理解和支持。

           

          抓好綠化和環境衛生,提高業主的生活質量,在小區綠化方面盡可能做到四季有花,草木定期修剪,節假日應擺放花卉對小區進行裝飾裝點,力求給業主一個嶄新的面貌。對環境衛生要做到清潔和保潔相結合,對垃圾清運要及時,盡量減少對環境的污染,以保證小區的干凈整潔。

           

          加強小區的安全保衛工作,確保業主的生命財產安全。

           

          通過上述物業管理的重點工作,提高了小區設備設施安全運行的整體水平,營造了小區干凈、整潔、文明、安全的環境,也為小區創建物業管理優秀小區奠定了基礎,當小區進入管理期時,物業公司完全可以按國家建設部頒布優秀物業管理小區標準申報優秀物業管理小區,使小區在2-3年的時間內達到部頒標準,以提高小區的管理檔次。

           

          2.加深業主與物業公司的感情溝通

           

          在物業管理的工作中,物業公司應通過物業的各項服務來加深與業主的溝通,以全心全意的服務態度與業主形成感情上的融洽,例如通過物業管理人員主動幫助業主做好事,禮貌待業主,以此來得到業主的理解、支持和信任。在有條件的地方,物業公司還可開辟綠色通道,對小區有疾病的業主,主動提供特約服務,物業公司在最短的時間內幫助有困難的業主解決問題,以期達到與業主情感上的溝通,使物業管理提升一個層次。

           

          3.提高社區文化的品味

           

          物業公司進入管理期后,應結合小區業主的需求開展豐富多彩的社區文化活動,在有條件的地方可以開設小區文化活動室,為業主提供文化娛樂和相互交流的場所,也可利用我國傳統的節假日開展不同規模的社區文化(聯誼)活動,以融洽物業公司與業主之間的關系,同時通過各項社區文化活動,提高業主的素質和社區文化的品味,這樣既樹立了物業公司的形象,也贏得了物業管理市場。

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