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          物業公司檔案管理制度

          • 2023-07-12 08:18:18
          一、物業公司檔案管理規定:1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業公司主管負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。2.有關物業公司
           一、物業公司檔案管理規定:
           
          1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業公司主管負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
           
          2.有關物業公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
           
          3.物業公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
           
          4.物業公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
           
          5.物業公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。
           
          6.物業公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
           
          7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
           
          8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
           
          9.物業公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對公司有重大影響及損害公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
           
          二、物業管理保密規定:
           
          1.在工作范圍內有關的公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
           
          2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
           
          3.物業公司管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務。
           
          4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
           
          5.公司制定的各類規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱,每次限時一周實行借閱目的為指引的員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
           
          6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
           
          7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
           
          8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
           
          三、物業公司檔案資料:
           
          1物業公司驗收檔案:

          1)土建、設備安裝竣工資料;

          2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件

          3)機電設備保養合約

          4)公共區域設施設備驗收記錄

          5)公共區域設施設備移交記錄

          6)單元驗收及移交記錄

           
          2物業公司二次裝修檔案:

          1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續

          2)二次裝修期間管理處監督檢查資料

           
          3業戶資料: 

          1)入伙情況記錄

          2)業主情況登記

           
          4物業公司管理文本匯編:

          1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊

          2)物業公司各類管理規章制度及裝修規定等

          3)物業公司各項管理分包合約

           
          5物業公司設備維修保養類:

          1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施

          2)各類設施設備有獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄

          3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄

          4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

           
          6物業公司設施設備檢測類:

          1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄

          2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告

          3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明

          4)避雷系統要有定期檢測報告

          5)應有定期沉降檢測報告

          6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄

          7)其它設施設備檢測記錄資料

           
          7物業公司物業管理處運作類:

          1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄

          2)物業公司管理費收繳情況

          3)物業公司管理費財務報告

          4)物業公司管理處運作報告

           
          8物業公司管理處會議記錄:

          1)物業公司管理處值班記錄

          2)保安值班記錄

          3)設備值班與巡檢記錄

          4)物業管理工作計劃與報告

          5)工程設備管理計劃與報告

          6)物業公司管理處往來信函

          7)用戶報修與投訴處理記錄

          8)承包商維修或保養工作情況記錄

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